De plus en plus usités par les restaurants, les logiciels de réservations s’installent peu à peu dans les écoles hôtelières et centres de formations d’apprentis, habituant les élèves à la relation client 3.0, dès leurs premiers pas dans la profession. Un outil pédagogique, tant pour les professeurs que pour leurs apprenants.
Si certains voient dans la technologie une perte des traditions, les écoles y voient la possibilité d’œuvrer davantage pour l’apprentissage. À leur service comme à celui des équipes encadrantes et enseignantes, des outils comme Guestonline favorisent cette transition vers le service de demain. Pour Odile Vapaille, coordinatrice de restaurant au lycée Alexandre Dumas d’Illkirch-Graffenstaden (67), passer au digital était l’occasion d’augmenter le confort des clients et celui de l’équipe du lycée. « Nous avons pour habitude d’ouvrir les réservations sur l’année complète dès la rentrée. Nous le faisons en ligne grâce à Guestonline depuis 2 ans. Avant cela, nous gérions entre 2500 et 3000 réservations par téléphone, uniquement lors des 4 premiers jours d’ouverture. Nos clients se sont très vite faits à ce nouvel outil et cela nous a également permis de renouveler notre clientèle avec des gens plus à l’aise sur le web. » Une facilité de gestion qui permet également aux équipes nombreuses de coordonner leurs mouvements dans la même direction.
C’est ce qu’a constaté Sébastien Blandon lors de son arrivée au poste de chef des travaux au lycée François Rabelais à Dardilly (69) : « Nous sommes une grosse structure et pouvons avoir, sur une même journée, 7 services avec 7 équipes différentes. Nous avons 6 restaurants dont 2 sont ouverts au public extérieur avec près de 36 formateurs, dont la moitié en salle, qui passent à tour de rôles dans les différents points de service au cours de la semaine. Guestonline nous a aidé à standardiser la procédure de réservation et à mettre toutes les informations nécessaires à la disposition de l’ensemble du corps enseignant. Cela montre également aux élèves jusqu’où peut aller une préparation de TP, avec les annotations apportées par les clients concernant leurs allergies et demandes particulières. C’est un vrai plus dans notre quotidien pédagogique et cela désengorge largement le standard du lycée. » Toujours ouvertes aux réservations téléphoniques ou physiques, les écoles d’Illkirch et de Dardilly ont vu leur nombre chuter, jusqu’à presque disparaître. « Nous avons encore des réservations par d’autres canaux, mais cela reste à la marge, indique Sébastien Blandon. Il s’agit souvent d’habitués qui souhaitent réserver leur prochain repas au moment de payer leur addition. Nous n’avons plus qu’à l’ajouter sur le calendrier en direct et la réservation est prise en compte. »
« Nos clients se sont très vite faits à ce nouvel outil et cela nous a également permis de renouveler notre clientèle avec des gens plus à l’aise sur le web. »
— Odile Vapaille, coordinatrice de restaurant au lycée Alexandre Dumas d’Illkirch-Graffenstaden (67)
Un outil de planification de TP
Au lycée Alexandre Dumas, la taille de l’établissement suppose également une organisation millimétrée. « Sur un même service, nous pouvons voir évoluer un professeur pour le bar, un pour la sommellerie, en plus de ceux de salle et de cuisine. Ça nous permet de faciliter la communication entre tous, ainsi que la visibilité des informations. Nous sommes deux coordinateurs de restaurant et sommes également en charge des plans de salle que nous réalisons avec le même outil. Nous pouvons mettre en place différentes bases de carcasses et choisir d’exploiter l’une ou l’autre en la personnalisant, selon le moment et la nature des demandes. En revanche, nous avons paramétré le logiciel afin qu’il bloque les réservations supérieures à 20 couverts, que nous gérons ensuite par téléphone », poursuit Odile Vapaille. Idéal pour le tracking, Guestonline permet également la création de fiches très utiles pour la clientèle régulière. Habitudes, allergies, boissons favorites et dates d’anniversaires peuvent ainsi y être inscrites afin d’initier les élèves à la personnalisation du service, désormais courante dans les grandes maisons, en restauration comme en hébergement.
« Guestonline nous a permis de standardiser la procédure de réservation et de mettre toutes les informations nécessaires à la disposition de l’ensemble du corps enseignant. »
— Sébastien Blandon, chef de travaux au lycée François Rabelais à Dardilly (69)
Des facilités dédiées aux écoles
Désireuses de mettre leur outil à la portée des professionnels de demain, les équipes de Guestonline mettent en place certaines facilités réservées aux écoles hôtelières et centres de formation d’apprentis. « Nous apprécions beaucoup la réactivité des équipes techniques en cas de besoin, ainsi que les conditions de mise en pause de contrat. En effet, nous ne recevons plus de clients de mai à la fin du mois d’août. Nous avons la possibilité de suspendre notre abonnement durant cette période et ne payons que les mois où on l’utilise… »
Un taux de remplissage en progression
Simplificateur de quotidien pour les écoles, Guestonline est aussi l’occasion de favoriser le taux de remplissage. Dans le lycée des métiers Brise-Lames à Martigues (13), c’est ce qu’a observé Camille Hubault, professeur de service. « Nous sommes quelque peu excentrés au niveau du lycée et la réservation en ligne nous a permis de capter plus facilement les réservations impulsives. Cela permet de garder une table à n’importe quelle heure du jour ou de la nuit, qu’il y ait quelqu’un au restaurant ou non. »
« La réservation en ligne nous a permis de capter plus facilement les réservations impulsives. »
— Camille Hubault, professeur de service au lycée des métiers Brise-Lames de Martigues (13)
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